L’EHPAD LAVALLEE et le Centre CANTOLOUP LAVALLEE de Saint-Clar ont un service administratif commun, la mutualisation des tâches administratives permet d’assurer une meilleure efficience de la gestion des établissements.

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L’administration comprend 3 services distincts :

Un service des Finances qui assure l’élaboration et le suivi des budgets, l’engagement et la liquidation des factures, la gestion de l’ensemble des régies d’avances, de la dette et de la trésorerie. Il tient à jour une comptabilité de stock et une comptabilité analytique.

Ce service est piloté par un chargé de mission, responsable des finances et de la qualité et un responsable de service comptabilité.

Un service des Ressources humaines qui gère la tenue des dossiers administratifs des agents, leurs carrières, le suivi du plan de formation, il prépare les fiches de notation annuelle, l’élaboration et le traitement de la paye du personnel, il organise les concours de recrutement et il informe le personnel sur toute question relative à ses missions, du suivi des plannings, des congés, des heures supplémentaires et du contrôle des badgeages.

Ce service est conduit par un directeur adjoint et une responsable de service de gestion des ressources humaines.

Un pôle secrétariat comprenant : une secrétaire de direction (responsable du secrétariat médico-social), et trois secrétaires médico-sociales assurant chacune la gestion des services de la Maison d'Enfants à Caractère Social (MECS), du Foyer d'Accueil Médicalisé La TUCOLE (FAM) et de l’EHPAD LAVALLEE. 

Le Secrétariat de Direction gère l'ensemble du courrier des établissements, reçoit les communications adressées à la direction, assure le secrétariat des diverses instances auxquelles les Directeurs assistent (Conseil d'Administration, Comité Technique d’Etablissement, Comité d’Hygiène et de Sécurité etc.), assure le suivi des admissions, participe à la facturation mensuelle des résidents. Il assure une mission d'accueil et d’orientation des personnes souhaitant rencontrer la Direction et participe à la communication de la vie de l’établissement.

Les Secrétariats Médico-sociaux assurent l’accueil téléphonique, l’accueil des usagers et des tiers, le traitement du courrier, la saisie et la gestion des rapports et des dossiers de transferts, la saisie des documents relatifs aux weekends et aux vacances, la tenue des dossiers scolaires des jeunes accueillis. Ils gèrent également les dossiers administratifs des résidants.

Ils sont l’interface entre les services socio-éducatifs et soignants, leurs usagers et les partenaires. Les secrétariats médico-sociaux assurent le secrétariat des Conseils de la Vie Sociale et Conseil des Jeunes ainsi que des Commissions Menus. En binôme avec le secrétariat de direction ils participent à la facturation mensuelle des résidants.

Ils sont dirigés par le Directeur ou le Directeur adjoint et gérés par une responsable des secrétariat médico-sociaux.

Une référente qualité (responsable de la buanderie) est chargée de la mise en œuvre opérationnelle de la démarche qualité. Elle participe au développement d'une culture qualité au sein des établissements, elle organise une veille juridique et réglementaire sur les champs relatifs à la qualité et est le garant de l’architecture documentaire, son supérieur hiérarchique est le Responsable des Finances et de la Qualité.

 

Projet du service administratif

 

Organigramme de l'administration

 

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